Eurot, markat ja
muut valuutat
Ykkönen TH2006:ssa

Mitä voi ja mitä pitää muuttaa Ykkösessä vuoden 2002 valuuttauudistuksen johdosta?
Päivitys 28.12.2001

Markat ja eurot tuottavat lisävaivaa oikeastaan vain siirtymävaiheessa. Valmius valuuttojen käsittelyyn on kuitenkin oltava koko ajan, koska eri valuuttoja on käytössä myös vuoden 2002 jälkeen. Vanhoja markkahintoja on ilmeisesti muunnettava euroiksi useiden vuosien ajan. Vertailuissa aiempiin kausiin tarvitaan muuntoja markoista euroiksi vielä pitkään. Ykkönen TH2006 pyrkii eri tilanteissa ilmoittamaan, mistä valuutasta kulloinkin on kysymys. Myös muita valuuttoja on ilmeisesti käytössä vuoden 2002 jälkeenkin, koska ulkomaan kauppaa käytäneen ainakin Ruotsin kruunuilla ja dollareilla. Ykkösen prototyyppien oletusvaluutaksi on muutettu euro.

Kovin laajaa valuuttojen vaihtojärjestelmää ohjelmistoon ei ole kannattanut tehdä, koska ohjelman käyttö mutkistuisi nopeasti. Siirtymävaihe on melko nopea ja vuoden 2002 jälkeen hinnat ovat jälleen vain numeroita, jotka tulkitaan euroiksi. Ehkä tarve nähdä eurohinnat markkahintoina tulee olemaan suurempi kuin oli nähdä markkahinnat eurohintoina.

Ykkösessä on lähes kaikkialla Alt-+:lla (Alt-plus) avautuva valuuttalaskin, jolla ongelmatilanteissa on helppo tarkistaa valuuttojen vaihdokset toisiksi. Laskinta on helppo käyttää; paina Alt-+ ja siirry nuolilla oikean valuutan kohdalle ja kirjoita rahamäärän suuruus ja paina Enter. Näet heti rahamäärän arvon muissa valuutoissa. Euroalueen valuuttasuhteet ovat kiinteitä, mutta muut vaihtelevat. Sen vuoksi valuuttakerrointen lista olisi aika ajoin tarkistettava esim. sanomalehtien valuuttakerrointen listoista (F3 valuuttalaskimessa).

Kaikissa numerokentissä voit myös käynnistää pienen numerolaskimen painamalla Alt-F. Tässä laskimessa Alt-E:llä markat muuttuu euroiksi, Alt-S:llä eurot markoiksi. Myös tekstieditorissa markat saa euroiksi painamalla numeron kohdalla Alt-3 (ei siis Alt-F3), eurot markoiksi Alt-Shift-3.

Ykkösen eri ohjelmissa nopein tapa vaihtaa käyttövaluutta ohjelmiston omaksi valuutaksi tapahtuu yleisimmin näppäilyllä Alt-F7. Muuta ensin ohjelman oletusvaluutta halutuksi, esim. euroiksi. Alt-F7:llä avautuva ikkuna kysyy, että mistä valuutasta rahamäärät palautetaan ohjelman tai sen osan oletusvaluuttaan. Laskun tai kirjanpidon tapahtuman voi siis ensin kirjoittaa jossakin valuutassa ja palauttaa sen jälkeen oletusvaluuttaan.

Kirjanpito tehdään aina kokonaisuudessaan jossakin valuutassa; eri tapahtumat eivät voi olla eri valuutoissa. Kirjanpidon oletusvaluutta määritetään kirjanpidon (tilikartan) omissa tiedoissa (FIM, EUR, SEK …). Tapahtuman voi kuitenkin kirjata muussa valuutassa, minkä jälkeen tehdään muunnos Alt-F7:llä kirjanpidon oletusvaluuttaan. Ohjelma pyrkii tasaamaan pyöristyserot.

Kirjanpidon voi koska tahansa tulostaa muussa kuin oletusvaluutassa. Jos kirjoitat omien tietojen alaosaan riville 'Valuuttamuunnos (Kyllä/Ei)' sanan 'Kyllä', ohjelma kysyy jokaisen laskennan (F5) yhteydessä tulostusvaluuttaa. Tulosteen lopussa on aina tulostusvaluutan lyhenne ja käytetty kerroin. Jos valuutta on muu kuin euroalueen valuutta, tarkista valuuttakerroin (Alt-+ ja F3 - muutoksia tapahtuu lähes joka päivä!).

Viimeistään 31.12.2001 päättyvää tilikautta ei ehkä kannata tehdä vielä euroissa, koska kirjaaminen hidastuu ja yhteys tositteisiin hämärtyy ainakin silloin, jos tositteet ovat enimmäkseen markoissa. Tee siis kirjanpito loppuun asti markoissa. Edellä olevan ohjeen mukaan tulosteet voit tehdä myös euroissa. Vuoden 2001 kirjanpito siis jää markkapohjaiseksi. Uusi tilikausi on luonnollisesti jo euroissa. Jos tilikausi loppuu vuoden 2002 puolella, se on tehtävä euroissa. Kirjanpidon voi kuitenkin ensin kirjata markoissa, mutta sen jälkeen summat on erikoistoimintojen valinnalla vaihdettava kerralla euroiksi (ks seur.).

Tilikauden vaihdos markoista euroiksi tapahtuu siten, että markkakirjanpito tehdään aivan normaalisti loppuun asti markkoina (tarvittaessa tulostetaan myös euroina). Tarkista, että kirjanpidon valuutta -kentässä todella on FIM (ei markka tai mk). Tee sen jälkeen tilikauden vaihto uuteen - edelleen markoissa. Tilikauden vaihdon oikeastaan voi tehdä koska tahansa uudelleenkin, edellyttäen, että edelliset avausviennit poistetaan (avaa tapahtumat Alt-C:llä ja poista tapahtuma kerrallaan F9:llä). Ohjelma antaa mahdollisuuden lisätä avausviennit uuden kirjanpidon loppuun. (Avausviennit voivat sijaita missä tahansa.)

Vanha ja uusi tilikausi - esim. XYZ2001 ja XYZ2002 - ovat nyt markoissa. Avaa sitten uusi tilikausi (XYZ2002) ja määritä perustiedoissa kirjanpidon oletusvaluutaksi 'EURO'. Valitse ylävalikon vasemmasta reunasta kohta 'Erikoistoimintoja' ja sieltä 'Vaihda KAIKKIEN tapahtumien valuutta'. Ohjelma kysyy, mistä valuutasta tapahtumat palautetaan oletusvaluuttaan, valitse FIM. Ohjelma vaihtaa kaikkien tapahtumien ja vientien valuutan. Pyöristykset saattavat aiheuttaa pientä harmia - jos näin on, aloita avausvientien tarkistuksesta (esim. F5 - laskenta tietyltä tapahtumaväliltä), ja lisää tai vähennä senttiero nollaksi.

Rahanvaihdosten jälkeen eri tilikaudet ovat eri valuutoissa. Jos kummankin kirjanpidon oletusvaluutta on määritetty oikein, Ykkönen suorittaa laskentojen ja tulostusten yhteydessä tarvittavat muunnokset automaattisesti: Vertailutiedot edelliseen tilikauteen tulevat automaattisesti uudessa valuutassa. Vuoden 2001 kirjanpidolle ei siis tarvitse tehdä mitään. Vuoden 2002 eurokirjanpidossa vertailua haettaessa vuodelta 2001 tehdään automaattinen muunnos. Jos näin ei ole, oletusvaluutta on jommassa kummassa kirjanpidossa väärä tai Ykkösen versiosi on vanhahako.

Laskutus tehdään kirjanpidon tavoin aina vain yhdessä valuutassa. Uutta rahayksikköä varten perustetaan uusi laskutus (ylävalikko). Laskutuksen oletusvaluutta on laskutuskohtainen ja se määritetään ECS-tiedostossa (Alt-M laskutuksessa) rivillä &Rahayksikkö [tunnus], esim. &Rahayksikkö FIM tai &Rahayksikkö EUR. Samalla on kuitenkin aina määritettävä rahayksikön suhde euroon rivillä &Eurokerroin [arvo], esim. &Eurokerroin 5.94573 tai &Eurokerroin 1. Kun rahayksikkö on vaihtunut euroiksi, eurokerroin on 1. Kun lasku (tilaus tms.) tulostetaan, tulostusmallissa rahayksikkö tulostetaan koodilla $VN (esim. $Summa $Vn). Niissä tulostusmalleissa (PCL5-6), joissa tulostuu automaattisesti pankkisiirto-osa, ohjelma valitsee automaattisesti euro- tai markkalomakkeen (euro- tai markkalogo). PCL5-6 -kirjoittimilla saat eurologon (€) koodilla #Eur, vaikka kirjoittimesi ei merkkiä sisäisesti tukisikaan.

Laskussa on vuoden 2002 tammi-helmikuussa ilmettävä loppusummat ja ALV vielä myös markoissa. Prototyypeissä ja käsikirjassa on malleja tulostustavoista. Kätevintä on lisätä tulostusmalliosaan summien jälkeisille riveille tai muuhun sopivaan kohtaan merkintä:

"Veroton/ALV/summa markkoina: " $FIMTotal.

Tulostusmallissa saattaa olla ennestään merkintä: "Veroton/ALV/summa euroina: " $EUTotal. Muuta tämä edellä kuvatuksi.

Jos laskun loppusummat tarvitaan muussa valuutassa (esim. kruunuissa tai dollareissa), voidaan käyttää yleiskoodeja $GNxxx n (=nettosumma), $GAxxx n (=ALV) ja $GTxxx n (=kokonaissumma). Koodeissa xxx:n kohdalle tulee valuutan lyhenne, esim. ruotsin kruunuissa $GNSEK, $GASEK ja $GTSEK. Kirjaimen n kohdalle tulee tulostuskentän mitta (esim. $GNUSD 8). Lisäksi tarvittaneen selväkielisiä tekstiselitteitä. Selvitä myös onko valuutan kurssi oikea! Huomaa myös syntyvät pyörityskasautumat.

Laskun voi tulostaa muussa kuin oletusvaluutassa helpoimmin niin, että tulostusvaiheessa (Alt-P) valitaan F5:llä tulostuksen rahayksikkö. Lasku jää alkuperäiseen valuuttaansa. Tarkista, että loppusumman ($Summa) vieressä on valuutan lyhenteen tulostava koodi $VN. Koko laskutusta ei voi kerralla vaihtaa toiseen valuuttaan, jotta yhteys alkuperäisiin laskuihin, reskontraan ja kirjanpitoon ei hämärtyisi. Tuoterekisterissä sen sijaan tuotteiden hinnat voivat olla muussakin valuutassa kuin laskutuksen oletusvaluutassa. Jos koko tuoterekisteri on muussa valuutassa, ECS-tiedoston &Tuote -riville asetetaan valuutan lyhenne #-merkillä. Esimerkiksi jos tuoterekisteri on edelleen markoissa (tai muussa valuutassa) ja laskutus euroissa, tuoterekisteri kannattaa määritellä: &Tuote C:1for_you1dbases#FIM. Jos eri tuotteet eroavat yksilöllisesti valuutoiltaan, kerroin annetaan TYYPPI -kentässä muodossa $LYHENNE kerroin, esim. $SEK 0.107.

Tuoterekisterin hintakenttien valuutan voi kuitenkin muuttaa kokonaisuudessaan euroiksi tai markoiksi tuoterekisteriohjelmassa (laskutuksesta F11). Alkuperäinen tuoterekisteri talletetaan automaattisesti eri nimellä (esim. TUOTE.DBF nimelle TUOTEA.DBF jne).

Markkakaudella käytettiin laskuissa pennipyöristystä, joka merkittiin ECS-tiedostoon (Alt-M laskutuksesta) rivillä &Pennipyöristys rivi (0-18). Rivien merkitseminen 0-18 on jäänne Ykkösen alkuajoilta. Myös markkapyöristys oli mahdollinen &Markkapyöristys rivi. Sentit pyöristetään joko 0:ksi tai 5:ksi sentiksi. ECS-tiedostoon tulee rivi &Senttipyöristys rivi (0-18, esim. &Senttipyöristys 18). Melko yleisesti pyöristystä ei enää tehdä.

Siirryttäessä kokonaan eurolaskutukseen, pitää siis aloittaa uusi laskutus (ylävalikko: Perusta uusi laskukanta). Muista vaihtaa ECS-tiedostoon koodit:

&Rahayksikkö  EUR
&Eurokerroin  1

Vanha laskutus jää alkuperäiseen muotoonsa. Uusi laskutus ja sen myyntireskontra käsittelevät vain euroja. Lisää kuitenkin uuden laskutuksen reskontraan reskontrien listaan vanhakin laskutus, jos otat viitetietoja pankkiohjelmistolta. Koska maksut tulevat nyt euroina, joudut vaihtamaan valuutan markoiksi viitteen kirjausvaiheessa. Laskutuksen asiakastieto-osassa on kätevä toiminto F8, jolla saa asiakkaan myyntihistorian aiemmilta kausilta. ECS-tiedostoon lisätään rivi &Edelliset LASK02 LASK01 LASK00 LASK99... sekä lisäksi rivi, joka ilmoittaa vastaavan aiemman laskutuksen valuutan: &EdValuutta Eur Fim Fim Fim … Ohjelma esittää myös aiemmat laskut euroissa.

Palkanlaskentaohjelma

Vaikka erilliset palkat periaatteessa voi maksaa eri valuutoissa, tilastojen vuoksi tietyn maksajan palkanlaskennan tulisi olla kokonaisuudessaan jossakin valuutassa. Vuonna 2001 palkat maksetaan pääsääntöisesti markoissa. Palkanlaskennan oletusvalutta määritetään maksajarekisterissä. Tämän määrityksen ylittäviä, mutta ehkä tarpeettomiksi jääviä valuuttamäärityksiä on henkilörekisterissä ja palkkalajikortistossa.

Vuoden 2001 kirjauksista saattaa olla tarvetta tulostaa palkkalaskelma sekä markoissa että euroissa (ks. F7). Vuoden 2002 alusta lähtien palkanmaksu suoritetaan euroissa ja mitään muunnoksia ei enää tarvita. Uuden vuoden voi perustaa jo ennen vuoden vaihdetta. Kun ohjelma kysyy palkanmaksun vuotta, vastaa uudella vuodella (esim. 2002). Ohjelma luo automaattisesti uuden palkkalajirekisterin, henkilörekisterin ja maksajarekisterin.

Uusimpien ohjelmaversioiden mukana tulee vuoden 2002 palkkalajikortisto, jonka arvot on pyritty päivittämään ajan tasalle - tarkista ne kuitenkin. Määritä myös muiden mahdollisten rekistereiden valuuttamääritykset oikeiksi. Kun euromääräinen palkka maksetaan pankkiohjelmiston kautta, maksu merkitään siirtotiedostoon automaattisesti euromääräiseksi. Maksajan tilin olisi oltava silloin myös euromääräinen tili. Pankkiohjelmistolle meneviä siirtotiedostoja voit selailla mutta et enää muuttaa ylävalikon kohdasta 'Esitä siirtotiedostot (TS)'. Mikäli huomaat tässä vaiheessa vielä virheen, voit poistaa maksumerkinnät F11:llä (soveltuvat kohdat) ja maksaa palkka uudelleen poistaen siirtotiedosto. F8:lla maksetut palkat voi peruuttaa Shift-F8:lla. Huomaa myös, että Ykkönen voi käyttää palkkojen maksussa toistuvaissuoritusten maksukäytäntöä, mikä edellyttää pankkikohtaisen maksajatunnuksen (voinee olla Y-tunnus) ilmoittamista siirtotiedoston nimen perässä (esim. C:\PANKKI\PLKTS.DAT 001234567).

Vertailua edelliseen vuoteen tehdään vain yhdessä tilanteessa; lomapalkkoja laskettaessa. Jos valuuttanimet ovat oikein, ohjelma muuntaa edellisen kauden markkapalkat euroiksi automaattisesti.

Ostoreskontralla on oma oletusvaluuttansa, joka ilmoitetaan F3-asetuksissa. Laskuja voi olla ostoreskontrassa vain yhdessä valuutassa. Vieraassa valuutassa tullut lasku kirjataan ostoreskontraan sellaisenaan, minkä jälkeen painetaan Alt-F7 ja valitaan valuutta, josta lasku palautetaan oletusvaluuttaan. Pankkiohjelmistolle siirrettävät laskut merkitään automaattisesti euromääräisiksi, jos oletusvaluutta on euro.

Tulostukset on mahdollista tehdä muussakin kuin oletusvaluutassa. Kohtien 'Maksamattomat laskut', 'Maksetut laskut (aikav.)' ja 'Saadut laskut (aikav.)' laajassa asetusvalikoissa on rivi 'Listauksen valuutta', jolla voi määrittää listauksen valuutan. Rivin arvo palautuu aina automaattisesti oletusvaluuttaan. 

Nimitykset ja lyhenteet

Ykkönen merkkipohjaisena ohjelmana ei voi käyttää graafista euromerkkiä (€), vaan euro lyhennetään joko nimellä 'euro' tai valuutan lyhenteellä EUR. Sentti voidaan lyhentää nimellä 'snt'.

Penni- ja senttipyöristys

Pennipyöristyksessä sääntönä on, että jos pennimäärä on 5 tai suurempi, pyöristetään ylöspäin seuraavaan täyteen 10:een penniin. Jos pennimäärä on pienempi kuin 5 (esim. 8.49 tai 8.4), pyöristetään alaspäin.

Euroilla käytetään senttipyöristystä. Yksi euro on 100 senttiä, ja periaatteessa myös 1 sentti on käytössä. Sentit voidaan kuitenkin pyöristää nollaksi tai viideksi sentiksi. Sentit 8,9,0,1 ja 2 pyöristetään lähimmäksi nollaksi ja sentit 3, 4, 5, 6 ja 7 lähimmäksi 5 sentiksi.

Muuntotapa

Periaatteena on, että yksi euro ilmoitetaan aina suhteessa kunkin EU-jäsenvaltion kansalliseen rahaan. Markan muuntokerroin (5,94573) ilmaisee kuinka monta markkaa on yksi euro. Muunnettaessa on aina käytettävä jakolaskua, ei kertolaskua. Asetuksessa kielletään käyttämästä käänteisiä muuntokertoimia (esim. mk * 0.168188).

Esimerkki:

FIM 1321,24 jaetaan eurokertoimella 5,94573, jolloin saadaan summa EUR 222,21661596. Tämä pyöristetään luvuksi EUR 222,22.

Muunnettaessa markkamäärä toisen EU-jäsenmaan rahayksikköön tai johonkin ulkopuoliseen valuuttaan on markkamäärä muunnettava ensin euroiksi. Euromäärä voidaan pyöristää kolmen desimaalin tarkkuuteen. Tämän jälkeen muunnetaan euromäärä haluttuun rahayksikköön.

Pyöristyskasautumat

Jos valuuttoja vaihdetaan edestakaisin ja pyöristäen (esim. laskutuksessa ja kirjanpidossa), tuloksena on pakosta muutamien pennien tai senttien pyöristyskasautumia. Näitä ei voi välttää. Ero voi joskus olla 2-3 penniä. Suomen pankkiyhdistyksen mukaan pyöristyserot suositellaan kirjattavaksi kirjanpidossa vähintään kerran vuodessa. Kirjaus voidaan tehdä muihin kiinteisiin kuluihin, esimerkiksi pankkikuluihin.

Valuuttakertoimet (Alt - +)

Ykkönen käyttää valuutoista virallisia, 3-kirjaimisia lyhenteitä. Valuuttojen väliset suhteet ja lyhenteet näet Alt-+:lla. 29.8.2001 yhden euron arvo muissa valuutoissa oli seuraavanlainen:

EUR Euro 1.000000
FIM Markka 5.945730
DEM Frankfurt 1.955830
NLG Amsterdam 2.203710
BEF Bryssel 40.339900
FRF Pariisi 6.559570
ITL Rooma 1936.270000
ATS Wien 13.760300
PTE Lissabon 200.482000
ESP Madrid 166.386000
USD New York 0.901200
CAD Montreal 1.389200
GBP Lontoo 0.625600
SEK Tukholma 9.334000
NOK Oslo 8.045000
DKK Kööpenhamina 7.424700
CHF Zürich 1.512000
JPY Tokio 108.510000
RUB Moskova 24.255000
EEK Tallinna 15.488600